はじめに

はじめまして、ショッピングシステム部のKです。
今回は、私が所属するチームで行なった日々の日報に関する改善についてご紹介します。

経緯

私が所属するチームでは毎朝30分程度の朝会を実施しており、そのなかで前日の作業報告と本日の予定を共有する時間があります。
各メンバーは前日のうちにConfluence上で自身の作業内容を記載した日報を作成し、朝会でその日報をベースに状況を共有していきます。

しかし、この日報には以下のような課題感がありました。

Confluenceの記事のため、作業ログのようなページが大量にできてしまい、検索結果を汚染してしまうことがある。
テンプレートから当日分の記事を作成し、チケットのURLをコピーして張りつける、といった手作業が毎日発生する。
フォーマットはあるものの記事として情報を入力しているため、集計や分析がしづらく朝会以外で活用できる場面が限られる。
日報とは別にタスク管理ツールで作業時間の管理も行なっていたため、担当者は両方への入力が必要になってしまい、入力ミス・漏れが生じることがあった。

これらの事情から、

日報とチケットの情報を一元化して管理したい
集計しやすいデータを日々の運用で蓄積できるようにしたい
事務的な作業を減らしたい

と考えていました。

やったこと

Wrikeの活用

そんな中、社内で新しくタスク管理ツールのWrikeが導入されることになりました。これを機にWrikeを使って従来の日報の課題を解決できないかと考え、日報の代わりとしてWrikeの「タイムシート」を使ってみることにしました。

タイムシートは一週間分の担当者の作業実績を表にしてくれる機能で、自分の実績であれば入力もできます。

担当者は日々の業務のなかで、各チケットやタイムシートからそのタスクの作業時間を実績として入力しておくだけで、従来の日報作成に相当する作業は終了です。
翌日の朝会でタイムシートを使って共有することで、従来と同様の情報共有ができるようになります。

このやり方であれば、担当者は毎日Confluenceの記事を作成したり、チケットのURLをコピーアンドペーストする必要がなくなります。また、管理者もWrikeに入力された作業時間のデータを集計・分析などに活用できるようになるので、どちらにもメリットがあります。

チケット化されていない作業

基本的にほとんどの作業はチケット化されていますが、朝会や雑務などのチケット化されていない業務にあたっている時間も一日の中には存在します。

従来の日報はフリー入力ができたのでそれらも文章として残すことができたのですが、タイムシート上ではチケットがなければ時間を入力できません。タイムシートには日ごとの合計作業時間が表示されるので、せっかくであればここに実際の稼働時間を出したいところです。

そこで、私が所属するチームではその他の作業という共通のチケットを作成し、そこに時間を入力していく方式をとることにしました。その他の作業チケットは「朝会」「相談」のように大きな括りでいくつか作成し、メンバー全員で共有して時間を入力していきます。細かい作業内容はコメントに残しておくことにしました。

これで、個別にチケット化されていない作業も含めた全部の時間を記録できるようになりました。

運用してみて

1週間ほど試験運用を行ない、少しずつチューニングしたのち、タイムシートを使った運用を開始しました。従来の日報は廃止しましたが、変更して数か月たった今も大きな問題は起きていません。
何人かのチームメンバーに変更後の所感を聞いてみましたが、おおむね好評でした。

入力が楽になった
チケットベースで入力や確認ができるので効率的
実績を集計しやすくなった

などの意見があがり、もともと課題として感じていた部分が改善できている印象でした。

一方で、作業内容の詳細がわかりづらくなったという意見もありました。

Confluenceの日報では作業内容に加えて作業詳細や相談などを記載しているときもありましたが、Wrikeのタイムシートは確かに文章を使った共有には適していません。
一応Wrikeでは作業時間と一緒にコメントを入れることができますが、タイムシート上では個別に展開しなければ表示されず、領域も小さいのであまり多くの情報を共有するのには適しません。

この点については、作業報告は簡潔にして細かい内容は必要に応じて別途共有するようにしたり、朝会以外に細かい相談や共有ができる場を用意するなどの工夫がされています。